良好的职业习惯，能让你以最快的速度积累经验。你积累一年的经验，别人需要几年，谁还能和你竞争？本文以案例分析为主，引导大家探讨职业习惯对项目运作质量的影响，以提升项目管理、项目跟单工作技巧。
民风对企业的基础管理影响深远！南美人懒散、日本人严谨、法国人崇尚个性自由……高雅的说法是，全球化企业都要考虑本土文化对企业运营管理的影响。
通过笔者多年观察发现，大部分企业都存在着不良的职业习惯造成工作失误的现象，只要有不职业化的人，就会有这种现象发生。这种案例太多了，多得可以写一本书！
普遍现象背后就是规律，涉及人的行为的规律就是人性。
人以自己舒适的习惯和烂漫的天性自由发挥地对待工作，没有经过职业化训练，各种低级的失误就会日复一日不断重演。只有职业的员工才能提供专业的服务！企业员工职业化水平高一点，往往综合服务品质就比竞争对手高一大截。
这就是专业和业余的区别！
实例是最好的证明，请思考以下案例中员工行为背后的习惯和天性，仔细体会管理的本质之一——控制不良习惯对工作的影响。
一、“眼见为实”习惯
负面案例
客户要求按产品开发计划中明确的某天来访某公司，检查确认样品质量。客户经理多次提醒主管工程师推进开发进程，按期提供样品。
主管工程师和开发团队、供应商进行交期确认并跟踪，确认能够在预定日提供15套样品。
预定日前几天，供应商告诉主管工程师只能提供4套样品，预定日当天，供应商提供了4套部分工艺设计错误的样品。
客户面对该公司的严重失误信心大打折扣，客户经理之前向客户传播的公司专业形象倾刻受损！
案例分析
1、可以以实物证明工作质量的过程才叫管理，实物包括签署的文件。
管理的四要素包括计划、组织、协调、控制，可“控制”就是工作结果可测量，并能够与工作质量标准相比对，但测量的往往是实物而不是思想。
日常工作中，很多人处于管理的位置却没有履行管理的职责，因为缺乏严谨的工作结果实物检查习惯，没有要求被管理者提供证据证明工作的进展和质量。因为这个过程往往容易被误解为对被管理者的不信任，或者认为提供这个证明将会浪费大家的时间。慢一步往往是为了快一步，检查才能发现问题，才能总结，才能调整方向，只有方向对了才是有效管理。
产品开发过程中，有大量的证据可以证明供应商和产品开发团队工作中的问题，主管工程师及有需要监控产品开发的任何管理人员，都可以在这些证据中验证每天的工作进展和发现问题，包括已审核的技术图纸、在打样的每个部件、在每个加工工序的实物、供方内部检测报告和评审报告、照片等。为什么在等到结果无法挽回时才发现问题？
2、没有时间检查是借口，其实是方法不对。
不要相信供应商的口头报告和承诺，主管工程师可要求提供任何有关进展信息的实物证据并亲眼验证。如果没有时间现场查看，可要求供方提供样件加工过程的照片，这样对方想骗你也骗不了。
很多人会反驳，实际情况是供应商不愿意配合，讲理论的人不了解实际情况等等。供应商配合的态度，是供应商管理的问题，是高层管理人员应该处理的问题。态度是问题的根源，与供应商买与卖关系的颠倒错位，所有问题都无解。“供应商不愿意配合”这句话太有杀伤力了，可以推卸己方所有的责任和失误。
这里有几个不是问题的问题要思考：
谁是付钱的苦主？
高层管理人员面对供应商的合作态度问题做了什么有效整改工作？
执行人员反映过哪些供应商合作态度问题请高层管理人员处理？
我们能否因为供方的态度问题而牺牲客户的利益？
供方态度是供方老板的态度，还是其某个工作人员的态度？
是我们自己在供方工作人员前没有站直腰板？还是供方不理解我们的建议其实是善意地帮助他们提升其内部管理，维护其未来长远的利益？
大家在这个过程中做过什么影响供方态度？哪些是有效的作为？
3、一个困难至少有三个以上的解决办法。
有些管理人员说，采购员告诉我供应商模具坏了，所以延期打样，我也很难核实采购员的说法是否属实。这种说法只能证明管理人员的管理经验不够，因为供应商是一个团体而不是一个人，同时打电话给其设计、质检、采购和车间相关人员验证他们有没有打样，很容易发现问题。一个人要骗你容易，要几个人口径一致串供骗你就很难，你问的问题越细节，串供的成功率就越低。管理人员有没有和这些人建立好关系？有没有他们的电话？
没有能力即时评估下属每件工作的绩效，再好的管理工具都失效，因为管理工具不能代替人去评估包含各种工艺技术特点的问题。
4、利益立场的谎言。
供应商想做你的生意，不管能不能做，都会拍胸口承诺能做好，所以不要轻信承诺。操作人员在领导的权威面前是不太敢说做不了的，往往会硬着头皮承诺能做好，只有出了问题纸包不住火的时候才会告诉你做不了。所以，只给压力不去检查，某种程度上来说就是逼着对方撒谎。
对付没有工作检查习惯的领导，最好的应付方法就是继续隐瞒，等时间长了大家都忘记。所以很多低级、严重的工作失误往往累积到问题集中爆发时大家才发现。
5、好记性不如烂笔头。
没有工作笔记习惯的人，很容易忘记工作，尤其是繁忙的时候。一个产品开发的工作团队涉及几十人，包括技术、采购、生产、质检、文员等，什么记性、什么性格、什么水平的人都有，只要有人忘记了所涉及的工作（越细节的工作越容易忘记，所以管理混乱的公司做不出高质量的产品），或者沟通不准确（许多人都有不同程度的问题），产品开发的质量和货期就很难保证。只有每天检查工作结果表现出来的实物证据，才能发现以上种种问题。
6、作风的破坏力。
惰性、忙、性格内向、面子等，都会成为一个人不愿意现场检查他人配合工作质量的原因。大家都不去现场检查工作进程和工作质量，只能盲目承诺结果（承诺好交差，不会有人天天追问自己，所以会承诺，出了问题就说是他人的不对，这是潜规则）。
笔者经历过这样的供应商案例——销售人员电话问车间主管有没有打样，车间主管电话问工艺主管有没有打样，工艺主管电话问车间班组没有打样，组长反馈说打样完成了，大家都以为完成了。结果笔者拿着图纸到车间看打样的样板，根本就不是同一回事，组长说完成的样板是其他型号产品的样板，而且质量不符合图纸要求。
一个人不严谨就已经制造了很多问题，一群人不严谨就会处处制造陷阱。当不严谨成为一种风气（群体行为就是风气）的时候，发生什么问题都见怪不怪了。
7、人情世故的破坏力。
因为担心影响人际关系和利益关系，大多数人都不喜欢直接指出对方的工作问题。当一个团队都没有人站出来时，能力、技术难度、态度、职业习惯、遗忘、责任心等等造成的质量问题肯定伴随产品实现过程的始末。试问，大家多年的工作经历中见过这种强势推进他人工作的人多不多？你没有见过实物，怎么可以确定产品开发涉及的每个环节每个人的工作质量都没有问题？怎么可以确定样品质量符合要求？
8、记住，任何谎言和沟通失误在“眼见为实”习惯面前都会彻底曝光！为了节省检查关键环节的时间，接踵而至的将是大量的问题和更多的返工时间，往往是几何级别的时间浪费。技术图纸多审核几个小时，节省的可能是样品返工几个星期的时间。
正面案例
一个具有良好职业习惯的员工可以推动一个团队工作质量的提升。
笔者和很多人讲过这个发生在笔者身边的故事。
一个重要的客户请了一位跟单员，协调笔者曾服务公司的产品开发工作。这个系列产品的开发需要6个月，每天我们要用邮件向他简单汇报开发工作的进展，关键工作环节的进展情况需要提供照片证明。他的工作比较忙，两个星期才能来公司一次。每次向他汇报工作进展必须带他到现场逐项以计划和图纸亲眼核对实物，甚至是一个工人的现场操作。在他检查过程中，经常发现大量因为我们不严谨发现不了的问题，大量的整改工作马上在技术、质检、采购、生产等几十个人身上展开，及时修正产品开发进程和质量。
可以这么说，他每两周花2—3个小时纠正了几十个人两周的工作偏差，这几十人当中也不乏有行业中技术、经验的佼佼者。
这个跟单员的优点不像我们想象中那么神秘，眼见为实、沟通精准，无他。
另一个例子是关于笔者一位外贸业务员朋友的真实故事。他已经告诉客户离开了原来的公司，但客户还是下订单给他，请他再下单给原来的公司。因为该公司的跟单团队总是控制不好订单产品的质量，而这位朋友的检查、协调工作已经赢得了他们的信赖。国外客户无法做到经常飞几千公里来工厂亲自检查，只能请笔者朋友帮忙。
前面的客户何尝不也是这样？否则何必巨资请人跟单？何必相信一个跟单员可以应对一个工厂？
二、工作笔记习惯
大部分工作失误和产品质量问题，源自基层工作人员的遗忘！
工作越繁杂，要求就越细致；要求越细致，要求的主题就越多；要求的主题越多，遗忘的概率就越大！
——从生理的角度看，大脑对超过3个要点的记忆有不舒适感；记忆的要点太多，可能让大脑把所有要点的记忆都模糊化。这对性子急、怕麻烦的人来说是个致命伤，因为你在讲第三个要点的时候，他/她的心里已经开始着急，焦点放在希望你快点讲完或者已经神游他处，而忘了记忆你的要点。
一个打样的员工，很容易发现很多供应商来样和图纸不符这种情况，因为样品也是由供应商的普通员工制作出来的。假如工程师的图纸本身就缺少工艺方便性考虑，这种问题就很普遍。事实往往与我们美好的期望相悖，因为工艺出身的设计工程师往往比较少，沉得住气在车间操作机床实践工艺能力的大学生很少。如果打样的员工没有工作笔记的习惯，样品与图纸不符的情况较多时，往往记不全需要通知设计人员更改图纸的各个问题。
忘掉细节的原因可以有一万种：有急事走开、晚上没休息好、问题太多记不牢、太忙、有情绪而分神……记住细节的方法只有一种——工作笔记！
只要图纸没更改，供应商就会大批量源源不断的送来未经更改的前一版本图纸的不合格品。安装样品往往是工程师动手的，他有很多种技巧和可以花费很多时间去安装。但是工人没有工程师这么多技巧和时间，只会用单一的工艺路线去安装，安装问题难处理时容易着急，着急时容易使用非常规安装动作(“暴力动作”)，所以质量问题和返工问题就接踵而来。雪上加霜的是，供应商的工人也会放大这种公差质量问题，如粗心、新手、不专业、设备定位偏差、求快……
以上问题在图纸设计阶段不消除，我方与供应商的设计、工艺、打样等人员的工作质量问题，就会在试产时集中爆发！所以很多公司试产时问题最多就不奇怪了。
多花几个小时在流程的上游控制问题，如审核设计方案，因减少返工创造的效益将是几何倍数！
如果打样人员现场详细记录了改进问题点了呢？如果设计方案审核充分一点呢？这些环节提高10%困难吗？——少遗漏几个问题就可以做到——10个环节则提高1.110=259.4%！能做到这一点，竞争对手是追不上你的提升速度的！
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工作笔记要点
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①即时笔记
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接收到工作安排，马上笔记；想到需要开展的工作，马上笔记；工作安排现场要马上笔记。
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②系统笔记
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笔记格式包括接到工作安排的日期、预计完成日期、执行人、工作核心内容。笔记接下来需要一起系统开展的工作，尽可能把相关的工作同时笔记在一起。
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③统一笔记
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每个人要有专用的笔记本。在各种场合、现场做的便条笔记，要及时记录在统一笔记本上，以防遗忘检查便条。
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④检查笔记
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上班后的第一件事，就是自我检查当天需要开展的工作及其轻重缓急，排序各个工作开展的先后顺序。一有时间就翻阅笔记，检查各个工作的完成情况。
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⑤及时更新
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已完成工作、取消工作、工作进展要及时标识更新，保证笔记准确性，提高笔记检查效率，打“√”打“×”即可。
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三、结果导向习惯、职责导向习惯
大部分扯皮，都是因为各人按照对自己有利的方式理解和演绎职责。工作属于你的职责范围，你就必须负责管理。什么叫管理？包括了计划怎么做，组织谁做，协调他人处理问题，控制和检查结果符合使用者要求。
不管这个工作遇到什么困难，没有完成都是你的责任——尽力了是你能力不够的责任，没尽力是你态度的责任。出于人性考虑，企业处罚的往往是态度责任。绩效考核不去区分能力责任和态度责任，目的是推动员工主动提升个人能力。同时，因为企业在这个工作的资源投入远大于你能力提升的成本，你不提升能力就会形成双方资源的严重浪费。
笔者在职场中发现很多这种案例，组织空调维修的行政人员会扯皮要你找修空调用的梯子，维修饮水机的行政人员会叫你自己找其他部门处理，涉及结构设计问题的技术人员却可以指责销售人员没有提醒，以为问题反映过了没完成就不是自己的责任（很多案例还是逃避责任惯用的手段），授权他人处理但出了问题以为不是自己的责任（很多人不懂“授权不授责”原则），要求生产部门加班但生产主管要求你通知加班人员开加班工作安排会……这些扯皮的内容都是自己的职责之一——处理这些事情的工作条件，不管这些条件需不需要别人帮忙，有没有困难，没有完成都是自己的责任，有了这种责任意识，你还会和别人扯皮吗？这些可以总结成这样的规律：在不职业的人员眼中，喜欢以对自己有利的方式解读、演绎自己的职责，什么事都是谁着急谁负责。
没有结果导向习惯、职责导向习惯的人，什么问题都喜欢他人解决，解决问题的能力已经慢慢退化。
问题就是挑战，能让你绷紧神经千方百计找办法解决它。这种锻炼多了，下次遇到类似问题时你潜意识的习惯都能解决它，潜意识的处事习惯就叫能力，因为它可以复制。很多人怪上司没给自己好机会，没有意识到自己在处理一个个问题时的态度和表现或许已经让上司丧失了信心——人要往自身找原因才能进步。
部门大部分问题你都处理过，你的经验就最全面，下次部门遇到问题时处理失败风险最低的人就是你。假如这个部门由你管理失败的风险最低，上司自然会把你作为部门负责人候选人去培养，否则他自己怎么升职？
记住，问题就是挑战，就是自我提升的机会，抢着处理问题的人才是真正的聪明人！
四、沟通习惯
尽量缩短沟通环节，最好直接找经手人沟通。通常来说，对方能80%领悟你的意思已经是很高的比例了，你的话传了4个人，准确率是0.84=0.4096。对方的专业、能力、心态与沟通的主题及复杂度不匹配的话，信息失真比例更高。很多误传导致的工作失误就是这个原因。
工作沟通尽量不要使用形容词，能概括多种现象特征的词才叫形容词。形容词往往可衍生出多种选择的意思，对方很容易产生误解并导致失误——只给对方一个选择，出错率才会最大程度的降低！
尽量不用代词“他、她、这个、那个”，涉及到的人物和事件一多就容易把对方绕晕，让对方不知道你的描述语境中各人分别做了什么、各人的态度是什么；尽量以“主+谓+宾+结果要求”进行描述，否则同样容易把对方绕晕，让对方产生误解，因为你的语境中往往会出现多人的活动。
沟通习惯十分重要，沟通不准确对方就连做对的可能都没有。几句不准确的工作沟通，带来的损失很可能是一个星期的返工！
五、其他职业习惯
1、目标管理习惯
你可以很忙，但是没有目标管理习惯，你就会陷入忙的怪圈，因为项目开发的核心环节你亲眼看过，减少返工的大量时间，返工的效率损失往往是这件工作3-8倍的时间或更多。
配合人员知道你的目标检查习惯和作风，责任心、工作效率、工作质量会大幅度提升，团队整体效率会大幅度提升。基层有效率，高层才能解放出来处理本职工作，否则我们永远是出了问题才救火，被日常事务牢牢缠住。
目标管理能够发现团队真正需要的培训，培训更务实、更适合队员实际需要，而不是较空洞的理论。
目标管理简单来说就是把工作的最终结果拆分为多阶段过程的结果，并及时检查、协调和修正这些过程和结果，以便更快发现并解决问题，防止偏差累积放大成几何级别的偏差。
管理人员可以没有时间参与具体过程，但不能没有时间实地检查关键环节的结果。目标管理能力越强，团队的效率就越高，因为每个人精力都有限，工作是靠团队而不是个人去完成。有目标管理能力和习惯的人，才是真正意义上的管理人员。
2、责任管理习惯
要用“苛刻”的态度分析责任，只要是可以克服困难来解决的问题而没有解决，都可以追究责任。可追究责任的简单解读就是，有能力做好而没有做好就是责任问题，准确一点就是，有类似岗位的人曾经做好而你没有做好就是你的责任。
问题必究、责任必究。只要有责任，必须让责任人承担一定后果。没有和个人利益挂钩不叫承担责任，包括奖罚、绩效考核后的绩效奖金核算、调岗、培养等。
责任追究越快，问题解决越快；责任追究越准确，部门环境越公平、健康；责任追究越连贯，部门管理效率越高。优秀企业都有这样的特征。
3、手机随身带，保持电量充足，不要在同事请你救急的情况下找不到你！多数女孩子没有这个习惯，因为女孩子爱美，女性衣服口袋少（特别是裙子）。一次找不到你就要找你几次，对方这个事情的效率就会下降为1/N，我们无权动用别人的效率奶酪！
4、做好文件的“5S”管理，保证30秒内找到你需要的文件（急事需要的反应速度）！包括电脑文档。
5、现场马上动手的习惯。现场不处理，遗忘的风险增加30%。
6、工作心得马上笔记。一个伟大的灵感往往刹那闪过，可能因为周围的一个声音而遗忘！上帝送礼往往只在一刹那，接住礼物的是有准备的人。所以要理解上司为什么随时给你电话，别人在思考时也请不要骚扰他/她。
7、做过复杂的事情，简单把步骤记下来，下次面对时不用费脑也不会遗漏重要环节！高效的人可以完成比别人多很多倍的工作，不是因为他的脑子和我们不同，是因为他的习惯不同。
8、系统处理的习惯。假如上司请你通知求职者来上班，你的工作就自动包括协助办理入职手续，领取办公用品，准备电话、电脑和办公桌，提供电脑登录密码和安装办公软件并试用确认可以使用，提供规章制度，安排相关培训等等工作，直到求职者可以马上进入工作状态！不要让你的上司在这个事情上提醒你几次，提醒N次，他的效率就下降为1/N。
9、自己能挑战完成的工作自己完成，同时也能学到新技巧。节省上司的时间就是创造价值，因为他的职位比你高，处理的事情比你有价值，而且处理这件事的工资成本不同。
10、重要的工作日程，保存在备忘录中，让手机准时提醒你。你会忘记，手机不会忘记。
总之，职业习惯很多，要靠自己注意观察、体会和提炼，才能找到最适合自己的优良职业习惯！
在问题面前埋怨别人，释放了情绪，心里是痛快了，实际上却是把问题留给了自己的将来！不良习惯不会因为换工作而自动消失，会让你在新环境中继续重复困扰！
良好的职业习惯，能让你以最快的速度积累经验。你积累一年的经验，别人需要几年，谁还能和你竞争？经验只能经历、体会，无法短期学习。处处留心皆学问，用职业习惯将你武装到牙齿，能让你以最快的速度切入最佳工作状态——你就是最高效的人！
为什么要大家放弃一些舒服的工作习惯来提升职业习惯？更累，更得罪人，得到的是什么？
因为，你每天比昨天进步1%，一年以后比别人高效1.01300=19.788倍！——工作返工概率降低一点就达到了，因为工作返工浪费的时间往往是3-8倍或更多，良好职业习惯能让你降低返工概率。
十年以后呢？你将成为企业的核心人才和行业的专家！
每个上司都喜欢把机会和挑战留给这样的好下属，学习修炼良好的职业习惯并不难，难的是心态的调整，认识到职业习惯对个人和社会的价值，多一点点付出就不值得计较。
你准备好了吗？ |
